PASS SANTA REYES

¿Qué es PASS SANTA REYES?

PASS SANTA REYES, es el Sistema para Control de Acceso Bioseguro de Santa Reyes SAS, una plataforma web donde colaboradores de la Compañía, externos y contratistas, pueden agendar sus visitas a todos nuestros centros de trabajo.

Primeros Pasos

Iniciar Sesión

Para ingresar a PASS SANTA REYES, solo necesitas tu número de cédula y la contraseña que recibiste por correo al registrarte.

Si eres visitante, contratista, externo o colaborador, puedes crear tu usuario directamente en la página de registro y recibirás un correo de bienvenida con tu acceso.

¿Olvidaste tu contraseña? Ingresa a la página de recuperación o desde la página de inicio de sesión. Recibirás un enlace para crear una nueva, de forma rápida y segura.


¡Actualización!
El proceso de registro y recuperación es 100% digital, sin formularios en papel.
Tu información personal solo se actualiza una vez y queda protegida en la plataforma.

Ventana con Inicio de Sesión

Perfil

Al ingresar, encontrarás la sección Perfil donde podrás completar y actualizar tus datos personales una sola vez.

Esto agiliza tu experiencia y elimina la necesidad de llenar formularios en papel cada vez que visites una sede.

Tu información está protegida y solo tú puedes modificarla desde la plataforma.

El formulario de Perfil incluye secciones como:

General
Datos básicos, solo modificables bajo solicitud especial.
Contacto
Dirección y teléfonos para notificaciones.
Empresa
Información laboral o personal según tu perfil.
Vehículo
Si ingresas en automóvil o motocicleta.
Equipos
Si llevas equipo de cómputo.
Salud
Grupo sanguíneo.
Carga de Archivos
Documentos de seguridad social, certificados de riesgos laborales, etc.

Importante: Para visitantes y contratistas, la carga de archivos es obligatoria. Para colaboradores internos, es opcional.

Ventana con Perfil

Agendamiento

En el módulo Agendamiento solo debes seleccionar la fecha y sede de tu visita en el calendario, completar los campos requeridos y confirmar.

El sistema te notificará por correo cada avance: confirmación de agenda, revisión por nuestro equipo de SST y Directores de Planta o Granja (DT), aprobación o rechazo.

Si tu visita es aprobada, recibirás el código QR y toda la información relevante de la sede, incluyendo ubicación GPS (Google Maps), teléfono y persona de contacto.

Puedes consultar el estado y el historial de tu agenda en la plataforma, y cancelar la visita si aún no ha sido autorizada.

Sede
Selecciona la granja, planta o centro de trabajo a visitar.
Lote
Si no conoces el lote, deja el valor por defecto.
Cédula del Visitante
Tu número de documento, no modificable.
Motivo de la Visita
Describe brevemente el motivo o actividad.
Fecha de la Visita
Elige el día en el calendario.
Hora de Ingreso
Indica si tu visita será en la mañana o tarde.
Ventana de Agendamiento

Matriz de Bioseguridad

La validación de bioseguridad es completamente automática. El sistema verifica si cumples con los requisitos internos para agendar tu visita.

Si no cumples, se te informará el tiempo de espera necesario y el motivo por correo y en la plataforma.

No necesitas realizar ninguna acción adicional: el sistema te guía en todo momento.

Ventana de Agendamiento

Código QR

Si tu visita es aprobada, recibirás un correo con el código QR y todos los detalles de tu visita.

Presenta el código QR en portería para marcar automáticamente tu hora de entrada y salida.

Si olvidas tu código QR, puedes presentar tu documento de identidad.

Recuerda: la visita debe ser aprobada por SST y DT antes de recibir el QR. Si es rechazada, recibirás el motivo y podrás solicitar una nueva revisión.

¡Actualización!

La ubicación GPS, teléfono y persona de contacto de la sede se incluyen en el correo de confirmación y puedes consultarlos en la plataforma.

Si no te presentas el día agendado, la visita se vence automáticamente y deberás agendar una nueva si lo requieres.

Ejemplo correo con código QR

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Puedes registrarte directamente en la plataforma como visitante, contratista, externo o colaborador. El proceso es 100% digital: llenas el formulario, recibes un código de verificación en tu correo, lo ingresas en la plataforma y confirmas tu cuenta. Al finalizar, recibirás un correo de bienvenida con tu usuario (tu número de documento) y una vista previa de tu contraseña. Todo el proceso toma menos de cinco minutos.

Ingresa a la página de recuperación o haz clic en "Olvidé mi contraseña" desde la página de inicio de sesión. Solo necesitas digitar tu número de documento. Recibirás un enlace en tu correo electrónico para crear una nueva contraseña de forma segura. El enlace es válido por una hora; si no lo usas en ese tiempo, puedes solicitar uno nuevo.

No. Solo completas tu información personal una vez: datos básicos, contacto, empresa, vehículo (si aplica), equipos que ingresas (si aplica) y grupo sanguíneo. Esta información queda protegida en la plataforma y se reutiliza en cada visita, eliminando por completo los formularios en papel. Si alguno de tus datos cambia (correo, teléfono, empresa, etc.), puedes actualizarlo tú mismo desde la sección Perfil en cualquier momento.

Para poder agendar visitas necesitas tener al día tus documentos de seguridad social y certificaciones de riesgos laborales. Entre los más comunes están la afiliación a ARL, EPS, certificado de trabajo en alturas (si tu actividad lo requiere) y carnet de vacunación. Cada documento tiene una vigencia; el sistema te avisará cuando alguno esté próximo a vencer para que lo renueves a tiempo. La carga de documentos se hace una sola vez desde la sección Perfil y aplica para todas tus visitas futuras.

Sí. Antes de agendar tu primera visita, asegúrate de tener tu perfil completo con todos los datos de contacto y los documentos de seguridad social vigentes. Dependiendo de la configuración de la empresa, también puede ser necesario que completes una inducción o capacitación de bioseguridad. Una vez cumplidos estos requisitos, ya puedes agendar visitas a cualquier sede sin volver a cargar documentos ni repetir procesos.

Ingresa a la plataforma, ve al módulo de Agendamiento, selecciona la sede que vas a visitar, la fecha en el calendario, el motivo de tu visita y la hora de ingreso (mañana o tarde). Al confirmar, el sistema validará automáticamente que cumples con los requisitos de bioseguridad. En ese momento tu visita queda en estado En Revisión. A partir de ahí, el equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) revisará tus documentos y el Director Técnico (DT) de la sede confirmará la disponibilidad. Recibirás un correo en cada avance: cuando se confirme la agenda, cuando sea revisada y cuando sea aprobada o rechazada. Si es aprobada, el correo incluirá tu código QR, la dirección de la sede, teléfono de contacto y ubicación GPS.

La validación de bioseguridad es completamente automática; tú no necesitas hacer nada adicional. El sistema verifica si puedes ingresar a la sede elegida según los requisitos internos de la empresa.

Por ejemplo: si visitaste una granja de producción la semana pasada y hoy quieres ingresar a otra granja con un nivel de riesgo diferente, es posible que el sistema te indique un tiempo de espera antes de permitir la nueva visita. Esto protege la salud de los animales y de las personas en cada sede.

Si la validación no te permite agendar de inmediato, el sistema te informará cuántos días debes esperar y el motivo, tanto en la plataforma como por correo. Solo debes esperar el tiempo indicado y volver a intentarlo.

Cuando una visita es rechazada, recibirás un correo con el motivo específico del rechazo. Los motivos más comunes son: documentos vencidos o faltantes, incumplimiento de la matriz de bioseguridad, o que la sede no tenga disponibilidad en la fecha solicitada.

En todos los casos puedes corregir lo necesario (renovar un documento, esperar los días de cuarentena indicados, elegir otra fecha) y solicitar una nueva revisión desde la misma plataforma, sin necesidad de crear una agenda desde cero. También puedes optar por cancelar la visita y agendar una nueva cuando tengas todo en regla.

Cancelar: sí, puedes cancelar tu visita siempre que aún no haya sido autorizada por SST o por el Director Técnico. Una vez aprobada, la visita no se puede cancelar, pero si no te presentas quedará como vencida automáticamente.

Modificar: si necesitas cambiar la fecha, la sede u otro detalle de una visita que aún no ha sido aprobada, lo más práctico es cancelarla y crear una nueva con los datos correctos. Si la visita ya fue rechazada, puedes solicitar una nueva revisión ajustando lo necesario desde la misma plataforma.

Sí. Al agendar, puedes seleccionar un rango de fechas si tu actividad requiere más de un día en la misma sede. Durante una visita de varios días, debes registrar tu entrada y tu salida cada día en portería con tu código QR. El último día de tu visita, al registrar la salida, el sistema cerrará tu agenda definitivamente. Si necesitas extender tu estadía más allá de la fecha final que programaste, deberás crear una nueva solicitud de agenda.

Durante el ciclo de tu visita recibirás hasta cuatro notificaciones por correo electrónico:
  1. Confirmación de agenda: apenas creas la visita, con los datos de la sede (dirección, teléfono, contacto y ubicación GPS).
  2. Revisión por SST: cuando el equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo revise tus documentos y determine si cumples los requisitos.
  3. Decisión del Director Técnico: cuando el responsable de la sede apruebe o rechace tu ingreso.
  4. Código QR de ingreso: si tu visita fue aprobada, recibirás el código QR que debes presentar en portería el día de la visita.
Si tu visita es rechazada en cualquier etapa, recibirás el motivo por correo para que puedas corregirlo.

En la plataforma puedes consultar la bitácora de tu agenda, donde verás todos los movimientos: creación, revisión por SST, decisión del Director Técnico, aprobaciones, rechazos (con el motivo explicado), visitas vencidas, canceladas y más. Siempre tendrás el estado actualizado de cada una de tus visitas.

Al llegar a la sede, presenta el código QR que recibiste por correo en la portería. El personal de seguridad lo escaneará y tu hora de entrada quedará registrada automáticamente. Al retirarte, debes volver a presentar el mismo código QR para que se registre tu hora de salida. Si tu visita es de varios días, repite este proceso cada día: entrada al llegar, salida al retirarte.

No te preocupes. Puedes presentar tu documento de identidad en portería y el personal de seguridad podrá registrar tu ingreso de forma manual. También puedes consultar tu código QR en cualquier momento desde la plataforma, en la sección de tu agenda, o reenviarte el correo de aprobación si lo necesitas.

Si no te presentas el día agendado, la visita se vence automáticamente al finalizar ese día y ya no podrás usar ese código QR para ingresar. Si aún necesitas visitar la sede, deberás crear una nueva solicitud de agenda con una fecha futura. El proceso de aprobación será el mismo que para cualquier visita nueva.